Partie un : pour les personnes étudiantes

3. Notions de base

Ce chapitre explique les quelques notions sur lesquelles reposent tous les écrans. Lisez-le une fois au début : il répond à la plupart des questions avant qu’elles se posent.

3.1 Cohortes et cas

Une cohorte est un groupe de personnes étudiantes qui s’exercent ensemble, habituellement une section de cours pour une session. Le personnel de votre cours inscrit votre courriel sur la liste de la cohorte et attribue des minutes à chaque personne de la liste. Vous pouvez faire partie de plusieurs cohortes; chacune a ses propres minutes.

Un cas est une personne patiente : un nom, un âge, un motif de consultation et une histoire à laquelle elle se tient. Chaque cohorte offre un ou plusieurs cas. Le projet pilote en compte trois, Isabelle, Leah et Maya, rédigés par le personnel enseignant du cours. Dans Cas, chaque personne patiente a sa carte : un portrait, l’objectif de l’entrevue, la durée de votre prochaine conversation et un bouton Préparer.

Une cohorte est ouverte tant que vous pouvez commencer des conversations. À la fin du cours, le personnel du cours la ferme : vous ne pouvez plus commencer de conversation, mais vos séances passées restent affichées et leurs transcriptions peuvent être téléchargées jusqu’à la fin de leur période de conservation.

3.2 Minutes

Chaque cohorte vous donne un nombre de minutes. Le bandeau en haut de Cas indique où vous en êtes. La capture ci-dessous a été prise pendant une conversation :

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• Temps de conversation restant 1 : ce que vous pouvez encore utiliser. C’est le grand chiffre.
• La phrase en dessous 2 dit à quoi ce temps suffit. C’est l’une de quatre, dans cet ordre : « Vous avez utilisé tout votre temps de conversation. Le personnel de votre cours peut en ajouter. » quand il ne reste rien; « 5 min de votre dernière conversation sont en cours de confirmation. » quand du temps est réservé pour une conversation; « Assez pour une conversation plus courte, de 3 min. » quand il reste moins d’une conversation complète; sinon « Assez pour environ 2 conversations d’au plus 5 min. Le temps que vous n’utilisez pas reste à vous. »
• Utilisées 3 : le temps déjà compté, sur l’ensemble de votre temps de conversation, par exemple « 5 min 34 s utilisées sur 20 min ».
• En cours de confirmation 4 : sur la barre sous les chiffres, un segment plus pâle après Utilisé est le temps réservé pour une conversation qui n’est pas encore réglée. Pendant une conversation, toute sa durée est réservée. Le segment et sa légende ne paraissent que si du temps est réservé.

Le temps de conversation restant est ce qui reste une fois le temps utilisé et le temps en confirmation retirés : 20 min, moins 5 min 34 s utilisées, moins 5 min en confirmation, laissent 9 min 26 s. Chaque cohorte a son bandeau; la pastille de la barre du haut, par exemple 9 min 26 s restantes, additionne les cohortes que vous pouvez utiliser.

3.2.1 Comment le temps est compté

L’horloge à l’écran démarre quand la personne patiente est connectée, et non quand vous appuyez sur Commencer la conversation. Lire le document et tester votre micro n’utilisent aucune de votre temps de conversation.

À la fin d’une conversation, Elvyn réserve d’abord une estimation : le temps écoulé depuis que vous avez appuyé sur Commencer la conversation, plus quelques secondes, et pas plus que la durée de la conversation. Quand le service d’avatar indique combien de temps la conversation a duré, Elvyn compte ce chiffre à la place. Le montant ne peut que baisser par rapport à l’estimation, pas monter. Tant que le chiffre n’est pas arrivé, Cas présente ce temps comme En cours de confirmation.

Le temps compté est celui que transmet le service d’avatar, et il peut être plus court que le temps affiché par votre horloge. Lors d’un essai le 12 novembre 2026, une conversation de 72 secondes à l’horloge a été transmise, et comptée, comme durant 36 secondes. Si le service d’avatar indique que la conversation a pris fin à cause d’une panne de son côté, rien n’est compté.

3.2.2 Pourquoi une conversation peut être plus courte que votre temps de conversation

Une conversation dure au plus la plus petite de trois limites :

1. Votre temps de conversation restant dans cette cohorte.
2. La durée de séance de la cohorte, fixée par le personnel du cours (par exemple 10 minutes).
3. La limite du forfait d’avatar, la plus longue conversation que le service d’avatar permet avec le forfait actuel d’Elvyn (par exemple 5 minutes).

La durée affichée sur chaque carte de cas tient déjà compte des trois : c’est la durée réelle de votre prochaine conversation. S’il vous reste 20 minutes et que le forfait permet 5 minutes, chaque conversation dure 5 minutes et vous pouvez en avoir quatre. Préparer le répète à côté de Commencer la conversation : « Cette conversation peut utiliser jusqu’à 5 min de vos 20 min. »

3.3 Conversations et transcriptions

Une transcription est le texte de ce que vous et la personne patiente avez dit, avec un repère de temps pour chaque ligne. Cette section explique où elle est conservée, combien de temps, et qui peut la lire.

3.3.1 Où la transcription est conservée

La transcription est conservée par le service d’avatar, LiveAvatar, et non dans Elvyn. LiveAvatar la produit pendant que vous parlez. Elvyn n’en écrit pas le texte dans sa base de données ni dans ses journaux.

Quand vous appuyez sur Télécharger la transcription ou Transcription, Elvyn demande le texte à LiveAvatar à ce moment-là et le transmet à votre navigateur sous forme de fichier texte. Le nom du fichier indique le cas, la langue et la date, par exemple elvyn-leah-student-health-fr-2026-11-10.txt.

Elvyn garde une trace de la conversation : le cas, la langue, les heures, le temps compté et les paramètres qui s’y appliquaient.

3.3.2 Combien de temps elle est conservée

Chaque cohorte fixe une période de conservation, 30 jours à moins que le personnel du cours ne l’ait changée. La période commence à la fin de la conversation. À son terme, la transcription ne peut plus être téléchargée à partir d’Elvyn, et Elvyn demande à LiveAvatar de supprimer la conversation, en répétant la demande jusqu’à ce que LiveAvatar confirme. Le résumé de chaque conversation indique le dernier jour où elle est offerte, par exemple « Disponible jusqu’au 12 décembre 2026. »

Téléchargez la transcription pendant cette période si vous voulez la garder. Le fichier sur votre ordinateur vous appartient; Elvyn ne peut pas le supprimer.

3.3.3 Conserver cette conversation

Avant chaque conversation, la page Préparer affiche l’interrupteur Conserver cette conversation. Il est activé par défaut.

• Activé : la conversation est conservée pendant la période de la cohorte, pour que vous puissiez télécharger la transcription. La ligne sous l’interrupteur indique le nombre de jours et si le personnel du cours peut la lire.
• Désactivé : « Non conservée : il n’y aura pas de transcription. » Personne ne peut télécharger cette conversation, ni vous ni le personnel du cours, et la mémoire des patients n’est pas utilisée. Elvyn demande à LiveAvatar de supprimer la conversation dès qu’elle prend fin, et répète la demande jusqu’à ce que LiveAvatar confirme.

Si votre cohorte ne conserve aucune conversation, l’interrupteur n’est pas affiché et aucune conversation ne peut être téléchargée.

3.3.4 Le personnel du cours peut-elle la lire?

Seulement si votre cohorte le permet, et seulement pour les conversations conservées. Vous le savez avant de commencer : la ligne sous Conserver cette conversation indique soit « Le personnel du cours peut aussi la lire », soit « Le personnel du cours ne peut pas la lire ».

Ce paramètre est fixé pour chaque conversation au moment où vous la commencez. Si le personnel du cours modifie plus tard le paramètre de la cohorte, le changement ne vaut que pour les conversations commencées après; il ne rend pas lisible une conversation antérieure. Quand le personnel du cours peut lire une transcription, chaque téléchargement par l’un de ses membres est inscrit au journal d’audit d’Elvyn.

Sans la transcription, le personnel du cours voit seulement qu’une conversation a eu lieu : qui, avec quel cas, dans quelle langue, quand, combien de temps, et si elle a été conservée.

3.4 Mémoire des patients

La mémoire des patients permet à une personne patiente de se souvenir de vos conversations précédentes avec elle. Elle est facultative et désactivée tant que l’administration de la plateforme ne l’active pas. Tant qu’elle est désactivée, vous n’en voyez rien.

3.4.1 Quand une conversation utilise la mémoire

Une conversation utilise la mémoire seulement si les trois conditions sont réunies :

1. La plateforme le permet. L’administration a activé la mémoire des patients.
2. Vous l’avez choisi. L’interrupteur Permettre aux personnes patientes de se souvenir de vos conversations précédentes est activé. Si vous n’y avez pas touché, le choix par défaut de la plateforme s’applique.
3. La conversation est conservée. Conserver cette conversation est activé. Sinon, l’interrupteur de mémoire est désactivé et grisé, avec la ligne « La mémoire exige que la conversation soit conservée. »

Votre choix vaut pour toutes les personnes patientes. Vous pouvez le changer sur la page Préparer ou dans Compte.

3.4.2 Ce qui est conservé, et où

La mémoire est propre à chaque personne patiente. Après une conversation conservée qui s’est connectée et terminée, Elvyn demande à LiveAvatar d’en rédiger un résumé, la mémoire. Le résumé de la séance indique alors « Un résumé de cette conversation est en préparation pour que Leah s’en souvienne la prochaine fois. »

LiveAvatar peut refuser. Il refuse les conversations trop courtes pour être résumées : le 12 novembre 2026, il a répondu « Unable to summarize session from transcripts » pour un essai de 44 secondes. Aucune mémoire n’est alors créée, et une conversation conservée ultérieure avec cette personne patiente peut réessayer.

Quand une mémoire existe, vos conversations suivantes avec cette personne patiente l’utilisent, et le résumé de la séance indique « Leah se souvenait de vos conversations précédentes. » La mémoire est conservée chez LiveAvatar. Elvyn ne conserve qu’une référence à celle-ci pour vous et cette personne patiente, avec des dates. Le personnel du cours ne voit pas les mémoires.

3.4.3 Durée et suppression

Une mémoire expire après un nombre de jours compté à partir de sa création, ou du début de la dernière conversation qui l’a utilisée. Ce nombre est la période de conservation de la cohorte de cette conversation (30 jours à moins que le personnel du cours ne l’ait changée). Elvyn demande alors à LiveAvatar de la supprimer, et répète la demande à chaque passage en arrière-plan jusqu’à ce que LiveAvatar confirme.

Désactiver l’interrupteur demande la suppression de la mémoire que chaque personne patiente a de vous. Elvyn vous le demande d’abord (Désactiver la mémoire des patients?); appuyez sur Désactiver et supprimer pour confirmer. Elvyn marque les mémoires sur-le-champ et demande à LiveAvatar de les supprimer lors de ses prochains passages en arrière-plan. Vos prochaines conversations repartent de zéro.

3.5 Le sondage et le formulaire court

Après chaque conversation terminée, le résumé de la séance vous demande votre avis. Toutes les questions sont facultatives.

• Le sondage complet est un formulaire SurveyMonkey, affiché dans la page quand votre cohorte en a un dans la langue de votre conversation. Vos réponses vont à SurveyMonkey, pas à Elvyn. Elvyn ne transmet à SurveyMonkey ni nom ni courriel; ce que SurveyMonkey enregistre d’autre, comme votre adresse IP, dépend du réglage de son collecteur. Les collecteurs du projet pilote sont réglés sur les réponses anonymes.
• Le formulaire court est celui d’Elvyn : 11 questions, environ une minute. Vous l’obtenez quand la cohorte n’a pas de sondage dans cette langue, ou quand vous choisissez Utiliser plutôt le formulaire court. Elvyn conserve vos réponses avec seulement la semaine, le cas et la langue : ni nom, ni courriel, ni lien avec votre séance.

Le formulaire court d’Elvyn accepte une seule série de réponses par conversation terminée. Le sondage SurveyMonkey suit les réglages de son collecteur, qui décident s’il peut être rempli plus d’une fois.

3.5.1 Le code sur le lien du sondage

Quand la plateforme a des codes de sondage configurés, le lien vers le sondage complet porte un code de 16 lettres et chiffres. Chaque conversation qui s’est connectée et terminée a le sien. Ce code permet aux personnes qui mènent la recherche de garder seulement les réponses issues d’une vraie conversation, et chacune une seule fois.

Le code ne contient rien sur vous. Il est calculé à partir du numéro interne de la conversation avec une clé secrète : on ne peut ni le deviner ni remonter à son origine. Le personnel du cours peut télécharger la liste des codes valides, mais cette liste n’indique pas à qui appartient chaque code. Seule une personne qui détiendrait à la fois la base de données d’Elvyn et sa clé secrète pourrait associer un code à une conversation.

3.6 Ce qu’Elvyn sait de vous

Les renseignements personnels qu’Elvyn détient sont votre adresse courriel et, si le personnel de votre cours l’a ajouté, votre nom. Votre courriel sert à vous connecter, et un service de connexion le détient à cette fin.

Elvyn conserve aussi ce qu’il faut pour faire fonctionner vos exercices :

• Votre temps de conversation dans chaque cohorte, et si votre accès est actif ou suspendu.
• Une fiche par conversation : la personne patiente, la langue, le début et la fin, le temps compté, si elle a été conservée et si le personnel du cours peut la lire.
• Votre choix de mémoire des patients, et une référence à chaque mémoire si vous l’utilisez.
• Un journal de ce que le personnel du cours a modifié à votre sujet, comme votre temps de conversation, avec un code de raison et aucun texte libre.

Elvyn ne conserve pas le texte des conversations, n’enregistre pas votre voix et n’active pas votre caméra. Le texte reste chez LiveAvatar, comme l’explique 3.3.1 Où la transcription est conservée. La liste complète de ce qui est conservé et où se trouve dans 18. Référence : données et confidentialité.