Référence : pour tout le monde
18. Référence : données et confidentialité
Ce chapitre énumère chaque type de données en jeu dans l’utilisation d’Elvyn. Quatre endroits détiennent des données : la base de données d’Elvyn, le service de connexion (Clerk), le service d’avatar (LiveAvatar) et SurveyMonkey. L’exploitant d’Elvyn, RMGN, gère le premier et détient les comptes des trois autres.
Quand Elvyn dépend d’un autre service pour supprimer quelque chose, ce chapitre dit ce qu’Elvyn demande, et quand. Elvyn répète une demande de suppression à son passage en arrière-plan, toutes les cinq minutes, jusqu’à ce que le service confirme.
18.1 Où se trouve chaque type de données
| Données | Où | Combien de temps | Qui peut les voir | Comment elles sont supprimées |
|---|---|---|---|---|
| Courriel et nom facultatif | Base de données d’Elvyn | Jusqu’à l’effacement de la personne, ou à son retrait avant toute connexion | Le personnel du cours de ses cohortes; l’administration de la plateforme | Effacer la personne remplace le courriel et efface le nom |
| Courriel (compte de connexion) | Service de connexion | Tant que la personne a un compte | L’exploitant de la plateforme | Elvyn demande la suppression du compte lors d’un effacement, et quand une personne qui ne s’est jamais connectée est retirée de sa seule cohorte (si cette demande échoue après un retrait, le compte peut subsister et l’échec est consigné); l’ancienne adresse est retirée lors d’un changement de courriel |
| Minutes et inscription par cohorte | Base de données d’Elvyn | Conservées; une inscription avec une séance n’est pas supprimée | Le personnel du cours de la cohorte; la personne | Retirer de cette cohorte (seulement sans séance); l’effacement suspend |
| Fiche de séance : cas, langue, heures, temps compté, réglages de conservation et d’accès | Base de données d’Elvyn | Conservée, pour les minutes et les totaux | La personne; le personnel du cours de la cohorte (En direct) | Pas supprimée; après un effacement, elle n’est liée à aucune personne identifiable |
| Texte de la conversation (transcription) | Service d’avatar | Téléchargeable pendant la période de conservation de la cohorte après la fin (30 jours par défaut) si elle est conservée; pas téléchargeable du tout sinon | La personne; le personnel du cours de la cohorte seulement si l’accès du personnel du cours était activé au début | Elvyn demande au service d’avatar de le supprimer à la fin de la période de conservation, dès la fin de la conversation si elle n’est pas conservée, et lors d’un effacement; il répète la demande jusqu’à confirmation |
| Voix et vidéo pendant la conversation | Diffusées par le service d’avatar | Elvyn n’enregistre ni l’une ni l’autre | Personne dans Elvyn | Pas conservées par Elvyn |
| Mémoire des patients (un résumé) | Service d’avatar | Créée seulement si le service d’avatar accepte la conversation; expire après la période de conservation, comptée depuis sa création ou depuis le début de la dernière conversation qui l’a utilisée | Personne dans Elvyn; la personne patiente s’en sert | Elvyn demande au service d’avatar de la supprimer à l’expiration, quand la personne désactive la mémoire, lors d’un effacement, et avec Supprimer toutes les mémoires des personnes patientes |
| Référence de mémoire et choix de mémoire | Base de données d’Elvyn | La référence aussi longtemps que la mémoire; le choix jusqu’à ce qu’il change | Personne dans Personnel du cours ni Plateforme | La référence est retirée une fois la suppression de la mémoire confirmée; l’effacement règle le choix sur désactivé |
| Réponses au formulaire court | Base de données d’Elvyn | Conservées | Le personnel du cours de la cohorte (CSV) | Liées à personne, donc pas supprimées par personne |
| Réponses au sondage complet | SurveyMonkey | Selon le propriétaire du sondage | Le propriétaire du sondage | Dans SurveyMonkey |
| Code de sondage | Nulle part : calculé au besoin | Pas conservé | Le personnel du cours (la liste des codes valides) | Rien à supprimer |
| Journal d’audit : qui a changé quoi, avec des codes de raison | Base de données d’Elvyn | 400 jours | L’exploitant de la plateforme | Retiré par le passage en arrière-plan une fois plus vieux que 400 jours |
| Progression d’un ajout (courriels seulement) | L’onglet de votre navigateur | Jusqu’à la fin de l’ajout ou la fermeture de l’onglet | Vous | Abandonner, ou fermer l’onglet |
| Préférence des vidéos guides | Votre navigateur | Jusqu’à ce que vous la changiez ou effaciez les données du navigateur | Vous | Effacer les données du navigateur |
18.2 Principes
- Elvyn ne conserve aucun texte de conversation. Il obtient la transcription du service d’avatar au moment d’un téléchargement, et la transmet sans l’écrire dans sa base de données ni dans ses journaux.
- L’accès du personnel du cours est décidé avant la conversation. La personne voit, avant de commencer, si le personnel du cours peut la lire. Un changement ultérieur du réglage ne rend pas lisible une conversation antérieure.
- Chaque lecture par le personnel du cours est consignée. Chaque téléchargement d’une transcription par le personnel du cours inscrit une ligne au journal d’audit.
- Des codes de raison, pas de texte libre. Les changements de minutes et les conversations arrêtées enregistrent un code comme « technical-problem » : aucun nom n’entre dans le journal d’audit.
- Le formulaire court est anonyme par construction. Une réponse est conservée avec seulement la semaine, le cas et la langue, et une seule série de réponses est acceptée par conversation terminée.
- Le sondage SurveyMonkey suit son collecteur. Elvyn ne lui transmet ni nom ni courriel; l’anonymat des réponses et la possibilité de répondre deux fois se règlent dans SurveyMonkey. Les collecteurs du projet pilote ont les réponses anonymes activées.
- Les codes de sondage identifient des conversations, pas des personnes. Seule une personne qui détiendrait à la fois la base de données d’Elvyn et sa clé secrète pourrait relier un code à une séance.
18.3 Ce qu’Elvyn ne fait pas
- Il n’enregistre ni son ni vidéo, et n’active pas la caméra.
- Il ne note pas les personnes étudiantes et n’analyse pas ce qu’elles disent.
- Il n’envoie ni le nom ni le courriel des personnes étudiantes au service d’avatar ou à SurveyMonkey.
- Il n’utilise pas de renseignements réels sur des personnes patientes. Avant chaque conversation, les personnes confirment qu’elles n’en communiqueront aucun.